nuria a febrero 6th, 2013

La información es la herramienta más valiosa en nuestra vida laboral. ¿Podríamos trabajar sin ella? Es evidente que no. Pero si es tan necesaria y gran parte se encuentra en los documentos que producimos y recibimos ¿porque con frecuencia, está mal gestionada y atomizada en personas y departamentos que deciden su organización y acceso siguiendo criterios personales?

Pues porque como en el Señor de los Anillos de  J.R.R Tolkien  para muchos  es  “mi tesooooooro” y cada cual la guarda celosamente, llegando a luchar a brazo partido para ocultar datos y documentos con el fin de obtener poder o asegurarse el puesto. Esta actitud anticuada con tintes “épicos”, todavía forma parte nuestra cultura de trabajo. En las organizaciones quedan resabios de tiempos pasados y no es extraño encontrar resistencias numantinas al intercambio y a la compartición de información. Craso error, más cuando la colaboración es la palabra clave de nuestro mundo digital y donde el verdadero problema al que nos enfrentamos es procesar los ingentes volúmenes de datos (Big Data) que aumentan exponencialmente cada año.

¿Por qué no se erradican estas malas prácticas?

La mayoría de las veces por falta de reflexión y visión, otras porque el día a día impide tomar decisiones con perspectiva, pero sobre todo porque la gestión de la información no está asumida como una función crítica de la empresa. Los planes de empresa no la incluyen  como un elemento estratégico/productivo, pero si hacen grandes inversiones en recursos tecnológicos como si fuera una panacea. La tecnología pura y dura hace tiempo que da señales de agotamiento. Está comprobado que las aplicaciones informáticas por si mismas no resuelven los problemas endémicos de los archivos de empresa ni la gestión documental, ni la del conocimiento.

¿Tiene solución?

Por supuesto, con una  planificación profesional y a medida de las necesidades corporativas, con  las herramientas adecuadas (después, no antes) y aplicando normativa internacional ad hoc, con una  política correcta de acceso a los documentos, diseñando entornos colaborativos y por último permitiendo que la comunicación fluya entre departamentos para hacer más rentable y productiva la empresa.

¿Cómo hacerlo?

En primer lugar auditando nuestro sistema para detectar si hay:

  • Consumo elevado de tiempo en la búsqueda de información
  • Los empleados son los propietarios de los documentos
  • La documentación se almacena en compartimentos estancos
  • Duplicidades en el trabajo y en la documentación
  • Aumento exponencial de los costes
  • Freno en la gestión de la empresa
  • Información poco fiable
  • Medidas de seguridad correctas
  • Control de riesgos
  • Inseguridad en nuestro equipo

Una vez hecho este breve test si hemos contestado afirmativamente a más de dos puntos, probablemente tenemos problemas en la gestión de nuestra información y es el momento de diseñar  profesionalmente un proyecto que incluya un plan de mejora continua que garantice la buena gestión de nuestro archivo y todos los activos de información necesarios para el rendimiento óptimo de la empresa.

La pregunta final es ¿Quién le pone el cascabel al gato?

Hasta hace no mucho esa era la cuestión, solo eran conscientes del valor de la información y su necesaria organización  la Administración pública y organizaciones grandes o muy innovadoras.

Sin embargo después de años de borrachera tecnológica cada vez más empresas, antes de embarcarse en nuevos proyectos, planifican con equipos multidisciplinares integrados por técnicos, profesionales de la información y directivos, la gestión de su información.  Se percibe cada vez más un cambio de mentalidad y una nueva forma de afrontar la organización documental en el entorno empresarial, propiciada tanto por malas experiencias y decepciones con la tecnología como por una crisis económica profunda que nos obliga a todos  a afrontar la explotación de los recursos internos de una forma más eficaz (y eficiente) para sobrevivir a un cambio de época que no tiene marcha atrás.

Vale

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nuria a septiembre 16th, 2012

Hoy inicio una nueva sección de entrevistas a empresarios y profesionales del sector privado en las que darán sus opiniones y hablarán de sus experiencias en la Gestión de la Información como usuarios y clientes. Creo firmemente que es necesario conocer otros enfoques para enriquecer el debate documental de forma que contribuya a la mejora de nuestros proyectos.

Esta sección la inaugura  Ángel Asenjo , un icono de la arquitectura en Andalucía,  que tiene en su haber obras emblemáticas en Málaga como el Palacio de Ferias, el planeamiento del barrio de Teatinos, la ampliación de la Universidad y numerosos edificios residenciales. Actualmente, a pesar del estancamiento económico, su Estudio sigue haciendo proyectos de envergadura como la Ciudad Universitaria  de Nigeria, un macro proyecto con  más de 90 edificios en el corazón de África.

He querido comenzar con un archivo de un estudio de  arquitectura  porque son más complejos de organizar y mantener de lo que parece en principio, comenzando porque la mayoría de la documentación que generan es de custodia permanente. Por lo tanto el archivo intermedio e histórico es muy relevante y obliga a tenerlo accesible y organizado para su continua consulta.

El cuadro de clasificación cambia continuamente, ya que la administración exige mucha documentación a lo largo de los proyectos, especialmente los anexos, que hay clasificar concienzudamente para su control y posterior localización.

La organización rigurosa de las consultas internas es clave para que no se pierda ningún documento, ya que los expedientes de los proyectos son muy voluminosos,  y cuando se consultan se extraen planos y  fragmentos de las memorias que ponen en peligro la integridad documental.

Por último se generan muchos duplicados, por lo tanto los cuadros de valoración son fundamentales para  sistematizar la eliminación de todo aquello que ya no sirve  y que por una parte ocupa espacio y por otra dificulta las tareas de búsqueda.

Consciente de estos problemas A. Asenjo desde finales de los años 90  mantiene una rigurosa  política de gestión documental y del conocimiento, los resultados nos los cuenta él mismo:

Ángel Asenjo. Arquitecto

Ángel Asenjo. Arquitecto

 

¿Porqué se decidió a gestionar profesionalmente su archivo?

Las razones son evidentes pues desde el momento en que un despacho, en este caso un Estudio de Arquitectura, produce un volumen de documentación importante, es necesario sistematizar el archivo de la documentación, lo que requiere de una operativa que necesariamente ha de aportarla un profesional.

¿Qué sistema de archivo seguía hasta ese momento?

El sistema de archivo de un Estudio de Arquitectura con poca producción de documentación es elemental, pues archivando la documentación conforme a los expedientes que va generando la actividad del estudio todo puede ser localizado, pero el problema se presenta cuando crece el trabajo y consiguientemente los expedientes, entonces archivar se vuelve complejo y hay que actuar de forma más sitemática conforme a una metodología profesional.

¿Qué ventajas ha encontrado al gestionar correctamente la documentación?

La gestión del archivo se traduce en un primer efecto inmediato que es el ahorro de tiempo en cada consulta a la documentación, bien sea para uso interno, o bien sea para atender a los clientes. Un segundo efecto que también se produce, y que es indirecto, es un mejor funcionamiento del equipo de trabajo y, en consecuencia, en una mayor producción y también, y esto es importante, en una mejor imagen empresarial frente a terceros.

¿Ha mejorado la eficacia y  la eficiencia en su estudio? ¿Cómo?

Por las razones antes indicadas un archivo bien gestionado mejora la eficacia en el trabajo y la eficiencia de un Estudio de  Arquitectura tanto desde el punto de vista de la productividad como desde el punto de vista de la imagen frenta a los clientes, lo que son aspectos determinantes de la imagen empresarial.

En términos de rentabilidad ¿Cuál ha sido el retorno de su inversión?

No tengo cuantificado el retorno de la inversión realizada al mejorar la gestión de los archivos, pero el retorno es indudable, y se amortiza con creces por las razones anteriormente indicadas.

Casa infografia

Infografía entrevista Ángel Asenjo

En una escala del 1 al 5 ¿en qué lugar situaría la gestión de la información dentro de su empresa?

No puedo determinarte exactamente la escala numérica que me planteas, pero es indudable que la gestión de la información debe de poseer una posición prioritaria en el organigrama empresarial, pues es tan importante como la organización de la producción o cualquier otro aspecto planificatorio de las actividades del Estudio de Arquitectura.

¿Qué estrategia de gestión de la información aconsejaría a un profesional que empieza a ejercer?

Cuando la documentación generada es reducida ya es importante la gestión del archivo. Esta debe ser meticulosamente organizada desde el principio, pues antes de que te des cuenta te encontrarás con un volumen de información que estarás obligado a gestionar y si no lo haces tendrás un embrollo empresarial del que no es fácil salir. Desde el principio de la actividad profesional hay que darle una gran importancia a la actividad de gestión de la información en todo Estudio de Arquitectura.

Vale

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nuria a agosto 30th, 2012
ANIVERSARIO ACD

ANIVERSARIO ACD

 

Ya ha pasado un año desde que, con la ilusión y la incertidumbre de los nuevos proyectos, comencé este blog dirigido a PYMES  y profesionales de la documentación. En estos 12  meses he abordado distintos aspectos de la gestión de la información comenzando por la   preservación  documental a raíz del robo del Codex Calistinus, hoy felizmente recuperado, aunque para sonrojo colectivo, tratado  como una “agenda”  por el Deán de la Catedral de Santiago y como un libro de bolsillo por las autoridades competentes, que ante el mundo, se lo pasaban de mano en mano como si tal cosa. Me temo que  no leyeron el  artículo que escribió Milagros del Corral en el País.

La gestión documental ha sido tal vez el tema  que he tratado de forma más recurrente por su  creciente demanda en las organizaciones. La publicación en noviembre de 2011 de la norma UNE-ISO 30300 que permite ¡por fin! certificar los archivos de empresa fue una buena notica para la PYME y una de las más comentadas en la red por los profesionales de la información. Por último las TIC han tenido un lugar relevante en este blog por ser un medio indispensable en la actual gestión de la información.

Para celebrar este aniversario y gracias inestimable ayuda de Bypass Comunicación, hemos remodelado el sitio con nuevas secciones:

Información sobre eventos empresariales y profesionales.  A lo largo del  año he resumido algunos de ellos pero otros se han quedado en el “ tintero” , como la interesante edición de este año de Diálogos para el desarrollo, organizada por Managament Activo, donde Manuel Pimentel y Jordi Sevilla  impartieron una clase magistral sobre la situación actual y respondieron a las preguntas de los empresarios.

DIALOGOS PARA EL DESARROLLO 2012

DIALOGOS PARA EL DESARROLLO 2012

Para no volver a dejarnos nada atrás, congresos, jornadas y conferencias disponen ya de su propio “territorio”, abierto también a colaboraciones externas.

Entrevistas destinadas a conocer otros puntos de vista con el fin de enriquecer el debate sobre la gestión de la documentación, muy en línea con nuestra política de arrinconar la endogamia, que es un lastre para la innovación y los procesos de mejora. Queremos que sea un foro donde clientes, empresas y profesionales puedan expresar libremente sus opiniones.  El próximo mes de septiembre lo inaugurarará Angel Asenjo, un arquitecto emblemático con una larga trayectoria profesional, que  nos dará su visión de la gestión documental en un Estudio de Arquitectura.

Para nuestros Colaboradores hemos creado un lugar en el blog, no están todos los que son, pero si son todos los que están. La calidad y la excelencia son prioritarias para ACD. Con el fin de que nuestros clientes dispongan de los mejores servicios fomentamos la cultura asociativa, colaborando con empresas y profesionales que se distinguen por su experiencia y buen hacer. Creemos en las sinergias de los equipos porque promueven soluciones creativas y  eficaces, mejoran el rendimiento en el trabajo y los resultados de nuestros proyectos.

 Twitter lo hemos teñido de verde corporativo y está integrado en la página para  hacerlo más cómodo a nuestros y seguidores.

En Publicaciones seguimos incorporando los artículos realizados en revistas especializadas y en otros blogs donde amablemente me han invitado a colaborar.

Superado el mes de agosto comienza un nuevo “curso” que se avecina intenso y que esperamos seguir compartiendo con nuestros lectores a los que doy las gracias por su fidelidad. Espero que sigan haciendo posible este proyecto con sus visitas y sus comentarios.

Vale

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nuria a junio 22nd, 2012

Mayo y junio son dos meses intensos en eventos. Con la que está cayendo los empresarios  aplican talento e innovación ante la escasez de consumo y liquidez mediante el networking, una fórmula eficaz para promover alianzas entre empresas, intercambiar experiencias y buscar nuevas vías de negocio.  En todos ellos, de una forma u otra, estuvo presente la gestión de la información como un activo fundamental en la empresa.

#CITAJE: TIEMPO DE ENCUENTRO

CIT MARBELLA Y AJE, con su estilo fresco y dinámico, organizaron una jornada donde más de 50 empresarios expusieron sus proyectos en un formato que no daba lugar a circunloquios y que obligaba a sus participantes a ser concisos e imaginativos.

CITAJE encuentroEn mitad del evento la conferencia Vender en tiempos revueltos  centró su intervención en que es más importante como lo vendemos que lo que vendemos. Productos y servicios cada vez se parecen más.  Internet ha hecho el mundo plano, la famosa globalización ha desubicado las empresas y la calidad ya no es suficiente. Al cliente hay que enamorarlo y solo es posible aparcando los viejos modelos. Hoy no importa tanto el tamaño de la empresa como su la capacidad para moverse en el nuevo entorno con eficacia y convencimiento.

No estamos viviendo una época de cambios si no un cambio de época ello tiene mucho que ver con la gestión de la información que fue una constante en los productos y servicios de los que allí se hablaron: marketing, consultoría, formación, nuevas tecnologías, comunicación….

#EVENTOSageEsic

El Making of de las oportunidades de negocio, una jornada organizado por SAGE con una interesante conferencia de Antonio J. Sánchez, El valor de la confianza en versión 4 C,  en torno  a las relaciones con el cliente que no son otra cosa que sinergias basadas en la confianza, el compromiso, la credibilidad y el cariño. 

Cerró el evento una demostración de productos SAGE donde puso de manifiesto el valor de la información para las organizaciones, la importancia de reducir el tiempo de búsqueda y la necesidad de utilizar herramientas que permitan la incorporación inmediata de datos y conocimiento  para convertirla en información fiable al servicio de la empresa.

#IMPULSANDOPYMES

Con un hilo argumental en torno a un video de animación y  una buena puesta en escena, captaron desde el primer momento la atención y el interés de los asistentes.

Se trata modelo promocional en el que grandes empresas viajan por todo el país para informar a las PYMES, en 12 micro – ponencias, sobre aspectos esenciales para la innovación y el crecimiento. La supervivencia de nuestro tejido empresarial pasa por todos los aspectos que allí se trataron y de los que destacaría:

El poder de las personas como el principal activo de las organizaciones y la formación como pilar de la empresa. Un término interesante: Flexiseguridad, invertir en felicidad en el trabajo ya que va unido a la productividad. El hombre como genio de la adaptación en un momento en el que los estudiantes se preparan para resolver problemas que todavía no se conocen.

La tecnología: no podemos darle la espalda al mundo digital, hay que gestionarlo con eficacia.Las redes sociales corporativas son la forma de negocio del siglo XXI y van más allá del concepto web e intranet facilitando la relación a tiempo real con el cliente y que en las que es necesaria la gestión documental.

La comunicación: es difícil diferenciarse, ya que esto solo ocurre en la mente del consumidor. ¿Cómo hacerlo?: Emoción +Información.

Cerró el encuentro David Muntañola y de su intervención Rompiendo modelos me quedo con esta frase: Las decisiones empresariales se toman en soledad y tienen que ser rápidas y acertadas. Yo la completaría con la de Antonio J. Ramírez: ¿Qué tipo de conocimiento necesita tu pyme?: la mejor información en el menor tiempo posible

Vale
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nuria a mayo 2nd, 2012

Este año las Jornadas de Archivos han coincidido con el Festival de cine de Málaga. Una ciudad alfombrada de rojo y glamurosa acogió a archiveros de toda España en la V edición de Archivos de la Administración Local que se ha superado a si misma por la calidad de los ponentes y el interés de los temas tratados producto de muchos años de trabajo y experiencia.

Inauguró el evento Carlota Bustelo, consultora independiente, con una conferencia sobre la transparencia en las organizaciones y la aplicación de la UNE-ISO 30300, una norma encaminada a facilitar la mejora continua que permite integración de la gestión documental con el resto de actividades de las organizaciones y sus sistemas de calidad. Como siempre clara y precisa.

V Jornadas Técnicas de Archivo. MálagaJoaquín Borrás, Archivo Municipal de Barcelona, hizo una exposición equilibrada poniendo sobre la mesa cifras asombrosas, como los 70 km de documentos que gestiona, y que abogó por la simplicidad: “entrar en un catálogo debe ser como buscar en Google”. No puedo estar más de acuerdo, los usuarios buscan sencillez y eficacia, hacer fácil el acceso a la información es parte del trabajo de los archiveros.

Julio Cerdá, Archivo Municipal de Arganda del Rey, cautivó a todos los presentes tanto por el interés de su proyecto como por su valiente exposición poniendo el dedo en la llaga en la realidad archivística en España. El espíritu de su ponencia lo resume su frase: “Si cuesta dinero piénsalo, si cuesta esfuerzo inténtalo”.

La intervención de Julián Marquina, Grupo Baratz, fresca y marketiniana no se anduvo por las ramas y lanzó un mensaje directo a la audiencia: los archivos tienen que incorporarse a las redes sociales y a la web 2.0 para darles visibilidad, conectar con los usuarios e interactuar con ellos. Venció y convenció.

V Jornadas de Archivos. MalagaImpresionante Teresa Cardellach con su proyecto en el archivo del Ayuntamiento de Tarrasa que sobresale por su complejidad y modernidad donde nada se ha dejado al azar y que cuenta con un sistema BPM que integra a cerca de 2.000 trabajadores. Un ejemplo a seguir por la administración y la empresa privada.

Joaquín LLansó, Universidad Pública de Navarra, clausuró #JTA con una interesante ponencia donde se pusieron de relieve los valores tradicionales de los archivos que no se deben dejar de lado ante la inmediatez de la vida actual.

Jorge Pérez en representación de la Asociación de Archiveros y Ana Mª Melero por la Dirección General del libro, ambos de Andalucía, en distintas mesas redondas abordaron la legislación de los archivos, un tema de calado e interés para todos.

V Jornadas Tecnicas de Archivos. MálagaLa gestión documental en la PYME, la especialidad más minoritaria de la profesión, tuvo también su espacio. El contenido de la comunicación se puede consultar en el blog ISO 30300 gracias a la amable invitación de EBLA Gestión Documental.

Los organizadores de las Jornadas, Isabel Vila y Ricardo Fernández, cerraron la mesa redonda de Buenas Prácticas con su proyecto de de formación on line, una excelente iniciativa para el aprendizaje y la difusión de la cultura archivística que está teniendo muy buena acogida entre el personal del Ayuntamiento de Málaga.

No puedo dejar de hablar de la merecida ovación que le dedicamos los presentes a Mª Pepa Lara, la decana de los archivos malagueños por su larga trayectoria y buen hacer.

Para terminar resaltar el buen nivel y la evolución de los proyectos de la comunidad archivera que se han visto en estas Jornadas y destacar la presencia profesionales de otras especialidades, lo que considero es un paso decisivo en la gestión de la información que está muy necesitada de equipos multidisciplinares, labor de equipo, formación continua y mentalidades amplias.
Angél Sánchez Blanco un clásico del Derecho Administrativo, Francisco Sarabia, Arquitecto, Toni de la Fuente, Ingeniero de Alfresco, y Manuel Velardo, Director de Operaciones de CENATIC, aportaron experiencias, otros puntos de vista y tendencias tecnológicas, todas ellas a tener en cuenta para llevar a buen puerto los proyectos de gestión de la información.

;) a los “twiteros” que retrasmitieron el evento @julianmarquina, @carlotabustelo, @docufilos, @santisaborido, @grupobaratz, @aarchiveros, un placer compartir tweets con ellos.

Vale

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