En los archivos digitales la tendencia más común es la de guardarlo todo, (por si acaso), convirtiendo el archivo corporativo en un contendor donde no es posible distinguir lo que vale de lo que no. Es el síndrome de Diógenes digital.
Esto ya era un problema recurrente con la documentación papel. El almacenamiento indiscriminado de documentos es algo a lo que nos hemos enfrentado siempre los gestores de información y que ha crecido exponencialmente con los documentos electrónicos.
Cuando le planteas a un cliente o a un usuario que hay que establecer un plazo de vida para sus documentos lo normal es que le entre el pánico y se resista con todas sus fuerzas, con la creencia de que guardarlo todo supone preservar el conocimiento de la empresa, cuando la realidad es que a la larga produce el efecto contrario: pérdida de información y operatividad.
Aunque la documentación digital tiene unos costes menores de almacenamiento, tarde o temprano, si no se planifica, los servidores de las empresas se colapsan con duplicados, documentación obsoleta, versiones infinitas de los documentos y descargas de la red. Cuando ya no cabe un bit más, el departamento de informática toca arrebato y todo el mundo tiene que parar su actividad y, sin procedimiento alguno, hacer limpieza para dejar espacio. En ese momento se decide aceleradamente qué se guarda en cintas, quedando fuera del acceso de los usuarios, qué se borra y qué permanece. Lo que prima es resolver los problemas de espacio y no los documentales.
Para que esto no ocurra es necesario tener en cuenta tres cosas:
- Identificar la documentación de archivo de la que no lo es y clasificarla por separado
- Definir los plazos de vida de los documentos tanto los de archivo como los que no lo son
- Programar anualmente las transferencias de los documentos del archivo de gestión al archivo intermedio y al histórico.
Actualmente con las herramientas que disponemos podemos automatizar estos procesos con una pequeña inversión, eso sí, previamente es necesario realizar un profundo análisis y crear los procedimientos que definirán la estrategia, nunca al revés.
Vale
Tags: Archivos empresa, Expurgo, PYMES, SINDROME DE DIOGENES DIGITAL
Repasando las notas de un curso al que asistí hace unos meses, me encontré con la palabra segmentado/s repetida un sinfín de veces.
Desde entonces hago apuestas conmigo misma y cuento las veces que a lo largo de charlas, conferencias y presentaciones se han dicho las palabras de moda (atomizados, clientes objetivos, masa crítica….). En cada momento son unas y se aplican en todos los ámbitos.
Segmentados, se utiliza con profusión. Según la RAE segmento viene del latín (segmentum) y tiene distintas acepciones que van de lo geográfico, lingüístico y económico hasta lo zoológico. Me gustó la primera vez que la oí, pero desde el momento que cualquier comunicador que se precie usa y abusa de ella ha perdido impacto y hace que todos los discursos parezcan el mismo.
Esto me ha dado pie a reflexionar en el lenguaje que utilizamos con nuestros clientes. Con términos que pertenecen a otros contextos intentamos dar relevancia y modernidad a nuevos y viejos conceptos. Eso está bien si es creativo y no se insiste mucho en ello.
Cuando acudo a una conferencia o me quieren vender las excelencias de algo, confío que el ponente se haya trabajado el diccionario y que haga un ejercicio de imaginación sin recurrir a los tópicos del momento. Espero que se exprese con claridad y que no abuse demasiado de los circunloquios que castigan mis neuronas ya de por sí bastante apaleadas en el devenir laboral.
Para conseguir la atención del respetable, es necesaria precisión, transparencia y brevedad. Como profesionales vendemos un activo intangible: eficacia y rentabilidad a través de la gestión documental y del conocimiento. Nuestro posible cliente espera una exposición escueta que le ayude a reflexionar y le predisponga a invertir tiempo y dinero en la planificación documental, no que rellenemos su tiempo, ya de por si escaso, con explicaciones obtusas, repeticiones y tópicos.
Vale
Tags: Marketing
Internet y las redes sociales son el medio natural de la generación 2.0, pero ¿conocen a fondo sus mecanismos?. Navegando por RECBIB encuentro varios artículos al respecto:
Los alumnos españoles tampoco aprueban en lectura digital
La mayoría de los universitarios no sabe buscar en Internet
No deja de resultar sorprendente si tenemos en cuenta que desde edades tempranas niños y jóvenes hacen un uso intensivo de las tecnologías. Para ellos la nube es un espacio para el ocio y las relaciones sociales pero, con frecuencia, no es un área de conocimiento y trabajo. Internet ofrece un sinfín de posibilidades a las que pocos sacan rendimiento: la web semántica, operadores booleanos, bases de datos, búsquedas avanzadas…..
Sin embargo ya se están tomando algunas medidas, prueba de ello es el informe de Pere Marqués, profesor de Tecnología Educativa de la Universidad Autónoma de Barcelona: ¿Podemos mejorar con las TIC los resultados académicos? sobre el éxito obtenido en alumnos de 1º de ESO a los que se ha aplicado metodologías didácticas con textos digitales.
Por último recomiendo una interesante entrevista, en el número 48 de Mente y Cerebro , a Heiner – Rindermann sobre el cambio fundamental en las estructuras de pensamiento. Este reputado psicólogo, afirma que en las 3 últimas generaciones ha crecido el promedio mundial de cociente intelectual y que en ello tienen mucha influencia las TIC.
Son evidentes las ventajas del uso de la tecnología y también que la formación de niños y jóvenes necesita adaptarse con más rapidez al siglo XXI. Este déficit en la enseñanza tiene consecuencias en el mundo laboral donde encontramos muchas desigualdades en clientes y usuarios en la formación y la explotación de los medios digitales.
En una sociedad que camina a pasos agigantados hacia el 3.0, las organizaciones todavía se ven penalizas por la falta de conocimientos y habilidades y estas son imprescindibles para afrontar los retos del presente y del futuro. La alfabetización de las TIC debe comenzar en la escuela, formar adultos es una ardua tarea.
Vale
Tags: Cultura Digital, Jóvenes digitales
En contra de mis principios hispano-parlantes no me queda más remedio que usar anglicismos si quiero que me entienda todo el mundo al hablar de networking y coworking. Dos conceptos imaginativos que ayudan a conectar empresas y profesionales.
Networking es lo último para contactar con posibles proveedores, colaboradores y clientes. Reuniones promovidas por organizaciones públicas y privadas, muy dinámicas, permiten conocer a mucha gente en poco tiempo. A viejos y nuevos emprendedores les ayuda a tener más visibilidad, crear contactos, intercambiar información y expandir su negocio.
Coworking, un lugar alternativo de trabajo para autónomos que trabajan en casa y que necesitan salir de ella unas horas o unos días a la semana. Espacios compartidos para relacionarse con otros profesionales, con mesas perfectamente equipadas, salas de reuniones y toda la tecnología necesaria para trabajar. Va más allá del concepto incubadora o centro de negocio, más baratos, informales y vivos.
Se ubican en el centro de las ciudades, rodeados de servicios y bien comunicados, tienen todos los elementos necesarios para triunfar y desde que su nacimiento en 2008 han experimentado un crecimiento exponencial.
Adiós a trabajar en casa más solo que una seta, el coworking ofrece movilidad, variedad y oportunidades de negocio. Cuando eres socio además dispones de oficinas por toda España y en otros países, asequible, eficaz y mundial. El último abre sus puertas el 1 de diciembre en Málaga en el corazón de la ciudad junto al museo Thyssen.
Si la web se transformó en colaborativa y móvil, los espacios de trabajo y las relaciones entre empresas y profesionales también. El networking y el coworking hacen posible que profesionales de distintos perfiles, con o sin experiencia, tengan la oportunidad de conocerse y cooperar. Dos formas de combatir la crisis y optimizar recursos con excelentes resultados, en definitiva reinventar viejas técnicas y adaptarlas para crecer y avanzar.
Vale
Edición sostenible pensada para leer en pantalla. Si lo imprimes, hazlo a doble cara.
Tags: Coworking, Networking
Andalucía Management es un encuentro donde se dan cita empresarios de todos los sectores que mantienen la excelencia en sus empresas sin dejarse intimidar por la maltrecha economía.
A destacar dos ponencias en este evento, la de Diego Charola Director de RRHH de Cortefiel que habló de como generar canales de comunicación internos donde los empleados expongan sus ideas, tengan acceso a la formación y por otra parte permita a la Dirección identificar el talento de la compañía y retenerlo.
Se trata de gestionar una parcela del conocimiento que no se encuentra en los documentos si no en la actitud y las habilidades del personal de las empresas, un activo al que no todas las organizaciones saben sacar rendimiento. Interesante y original.
Por su parte Rosalia Lloret, Directora General de Desarrollo Digital en Prisa Noticias, destacó la sustitución en los últimos años de los oligopolios por los medios digitales. Desde hace unos 10 años, casi todo está a un golpe de clic, el público demanda contenidos y publicidad a la carta. Otra vuelta de tuerca más en la gestión del conocimiento.
Es un momento de cambios en las políticas empresariales, estamos en la era de la competencia global y las formas de negocio están evolucionando con rapidez.
Por primera vez pequeños y grandes empresarios compiten en la misma división, la democrática nube ha cambiado las reglas del juego.
Esto supone para los profesionales de la información multitud de posibilidades que van más allá de la organización de los documentos.
La supervivencia de las empresas depende cada vez más de su capacidad estratégica para segmentar su mercado y llegar a él. Disponer de información estructurada, veraz y correctamente distribuida es vital en cualquier modelo de negocio.
Los expertos en gestión de la información damos un valor añadido a cualquier área que gestione información y conocimiento, esto nos brinda más oportunidades que nunca, pero para ello son necesarias grandes dosis de creatividad y adaptación. La demanda está ahí, solo falta la oferta.
Vale
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Tags: Andalucía Management, PYMES
