nuria a mayo 2nd, 2012

Victoria Villarejo era la mujer de Juan Temboury, un intelectual al que los malagueños deben mucho por su incansable trabajo inventariando y estudiando el patrimonio histórico artístico de Málaga y su provincia y que tuvo un papel destacado tras la guerra civil en la rehabilitación y conservación de edificios singulares y monumentos de la ciudad.

Juan Temboury murió inesperadamente a mediados de los años 60 del pasado siglo, dejando su obra inconclusa y un legado archivístico y bibliográfico de gran valor. Poco tiempo después de su muerte Victoria Villarejo, viuda y con 5 hijos a su cargo, recibió una generosa propuesta de compra de una Universidad Americana muy interesada adquirir este fondo. Esta decidida mujer rechazó la oferta y años más tarde donó gratuitamente los fondos a distintas instituciones de la ciudad de Málaga: La Diputación Provincial, la Universidad, Casa Natal y el Museo Picasso.

Tuve el placer de conocerla en el año 2004 cuando bordeaba la centuria y con mente clara y voz firme me contó esta historia. En aquel momento yo era la responsable de la Biblioteca y el Archivo del Museo Picasso por lo que participé intensamente en todas las etapas del proceso de donación de la correspondencia de Juan Temboury con Jaime Sabartés, secretario de Picasso, un archivo de 140 documentos que posteriormente fueron escaneados y clasificados y que se pueden consultar en la Biblioteca del Museo.

El pasado 27 de diciembre de 2011, dos días antes de su muerte a los 106 años, recibió  la medalla de oro de la Diputación de Málaga que le fue entregada a su familia el pasado 26 de abril en un acto institucional en la Cueva de Nerja. Ajena a esta ceremonia, paralelamente, yo incluía su historia de compromiso y generosidad en una charla en las V Jornadas Técnicas de Archivos de la Administración Local. Me sorprendió el hecho  y por un momento me sentí identificada con la teoría de las coincidencias de Paul Auster, fue por eso que decidí hacer este post como un pequeño homenaje a su memoria. Mecenas que anteponen los intereses colectivos  a los personales son un ejemplo a seguir,  como historiadora y profesional de la gestión de la información merece todo mi reconocimiento. Victoria gracias una vez más.

Vale

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nuria a abril 12th, 2012

El cloud computing puede ser una oportunidad para mejorar la productividad y la eficacia de nuestra organización siempre que vaya unida a la innovación, a la capacidad de reinventarse y a un cambio de mentalidad, entendiendo por ello la aplicación de nuevos medios y procedimientos en la gestión de la empresa.

Como se insiste “reiteradamente” en este blog la tecnología no es “operativa” si previamente no identificamos nuestras necesidades, definimos objetivos y hacemos una planificación rigurosa.

Instalar todo o parte de los recursos en la nube brinda a la PYME el acceso a productos profesionales low cost y la posibilidad de destinar más inversiones para desarrollar  estrategias encaminadas a la mejora continua de procesos en la gestión documental, de la información y el conocimiento.nubes cloud computing

¿Cuáles son sus ventajas?

Tecnología a la carta. Para disponer de lo más avanzado en TIC no es necesario un gran esfuerzo en recursos humanos y económicos.

Flexibilidad – SAAS (Software As A Service) Disponibilidad de las herramientas que necesitemos sin problemas de amortización y dimensionamiento, contratamos según nuestras necesidades y el consumo de cada momento, pudiendo aumentar o disminuir lo estipulado de forma sencilla e inmediata, como un servicio más .

Colaboración y Movilidad – Dentro y fuera de la empresa favorece los entornos colaborativo permitiendo la comunicación desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Seguridad – Alto nivel de protección sin la necesidad de disponer de infraestructuras para preservar equipos y datos.

Cloud computing es el tema estrella de los foros tecnológicos y aunque está en sus inicios, los gurús esperan que en los próximos años aumente la oferta con nuevos desarrollos adaptados a este entorno virtualizado. No solo Apple, Microsoft y Google están moviéndose con rapidez para conseguir la mejor  cuota de mercado, cada vez más empresas ofrecen soluciones atractivas a precios competitivos.

No se espera a corto plazo un uso masivo ni exclusivo, entre otras cosas porque las empresas tienen que amortizar sus inversiones actuales en TI, y por otra parte es necesario que mejoren las comunicaciones en velocidad y capacidad, especialmente en el entorno rural donde todavía no hay acceso fiable a internet, pero si es de esperar una constante migración de servicios como el correo electrónico que consume muchos recursos y las herramientas colaborativas imprescindibles por su eficacia y ahorro de costes.

La PYMES tienen a su alcance gestionar profesionalmente su información y optimizar los recursos de los que ya disponen. Como dice la consultora Gartner en los próximos 5 años el cambio tecnológico será mayor que en los 20 anteriores. Hay que ir preparándose si queremos ser competitivos.

Vale
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nuria a marzo 15th, 2012

No es un secreto que el Cloud Computing junto con la movilidad que nos permiten los smartphones y tablets  son dos tendencias que avanzan con rapidez y se están convirtiendo en un importante  negocio para las grandes empresas.

Para la PYME almacenar todos o parte de sus recursos en la nube y disponer de ellos desde cualquier lugar mediante sus dispositivos móviles es una solución que abarata costes y que puede ser una mejora cualitativa en la gestión empresarial. Tener nuestra información disponible desde cualquier lugar y a cualquier hora facilita oportunidades de negocio y de calidad de vida.

Ordenador y nubes

Sin embargo debemos evaluar en profundidad algunos  factores antes de trasladarnos “a las nubes” :

  • Qué ventajas ofrece y como adaptarlas a nuestro negocio
  • Qué recursos nos interesa tener en la nube y cuáles no, la convivencia de sistemas mixtos será inicialmente la opción más extendida
  • Qué proveedor nos garantiza estándares de seguridad, disponibilidad y escalabilidad, así como la aplicación de la legislación española en materia de protección de datos
  •  Cloud público, privado o híbrido

Una vez analizados estos puntos y antes de “virtualizarnos” es el momento de revisar en profundidad nuestro sistema de gestión de la información y eliminar viejas prácticas en pos de la innovación:

  • Si ya lo tenemos implantado, debemos auditarlo para detectar posibles desviaciones y aplicarle mejoras.
  • Si por el contrario no tenemos ningún sistema de organización de nuestra información, la situación es diferente, y es el momento de hacerlo para no trasladar los problemas endémicos de la organización de un sistema a otro. No tiene sentido avanzar tecnológicamente sin una estrategia y un plan organizativo previo.

La tecnología es la base de la sociedad de la información, pero como dice Terri L. Griffith siempre que esté en sintonía con personas y procesos.

Vale

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nuria a marzo 2nd, 2012

“Que las redes sociales han venido para quedarse”, es un mantra que se repite en todos los foros. Las empresas encuentran en este medio una forma mucho más dinámica de trabajar que con la vieja web. Hay que pulsar la red a diario, mantener un diálogo continuo con nuestros clientes,  conocerlos, agradecer los elogios y atender las críticas.
enamorar al cliente

La comunicación con el cliente es tan vertiginosa que  en poco tiempo ha surgido una nueva profesión, Community Manager,  ha sido todo tan rápido que no ha dado tiempo ni a darle un nombre en español.

Este cambio en el marketing promueve el talento y obliga, según mis gurús de la comunicación Bypass Comunicación y Lima Limón, a enamorar, palabra bonita donde las haya, pero como todos sabemos no exenta de dificultades.

¿Qué enamora a un cliente?

Esta es una pregunta con difícil respuesta. Probablemente hay que buscarla analizando nuestros aciertos y errores, pero como en cualquier enamoramiento debe haber química. Para ello hay que anticiparse a lo que el cliente necesita y dar soluciones claras y viables a sus necesidades. Requiere, además de conocimientos documentales, flexibilidad, honestidad e imaginación.

Con más frecuencia de la deseada, cuando se aborda un proyecto documental, nuestro cliente está próximo o inmerso en la etapa del desastre y busca en los profesionales, capacidad ejecutiva ligada a un plan estratégico asequible y rentable.

La gestión documental, por su carácter transversal, está sometida a muchos avatares, afecta a la totalidad de las áreas de la empresa y eso supone la implicación de todos los trabajadores y sus actividades.

Como dijimos en anteriores post hay que involucrar al equipo. Enamorar a tanta gente requiere de habilidades que no se encuentran en los manuales de marketing, ni en los de calidad. Ver, escuchar y darle al cliente lo que necesita, no más.

Vale

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En los archivos digitales la tendencia más común es la de guardarlo todo, (por si acaso), convirtiendo el archivo corporativo en un  contendor donde no es posible distinguir lo que vale de lo que no. Es el síndrome de Diógenes digital.Almacen de documentos

Esto ya era un problema recurrente con la documentación papel. El almacenamiento  indiscriminado de documentos es algo a lo que nos hemos enfrentado siempre los gestores de información y que ha crecido exponencialmente con los documentos electrónicos.

Cuando le planteas a un cliente o a un usuario que hay que establecer un plazo de vida para sus documentos lo normal es que le entre el pánico y se resista con todas sus fuerzas, con la creencia de que guardarlo todo supone preservar el conocimiento de la empresa, cuando la realidad es que a la larga produce el efecto contrario: pérdida de información y operatividad.

Aunque la documentación digital tiene unos costes menores de almacenamiento, tarde o temprano, si no se planifica, los servidores de las empresas se colapsan con duplicados, documentación obsoleta, versiones infinitas de los documentos y descargas de la red. Cuando ya no cabe un bit más, el departamento de informática toca arrebato y todo el mundo tiene que parar su actividad y, sin procedimiento alguno, hacer limpieza para dejar  espacio. En ese momento se decide aceleradamente qué se guarda en cintas, quedando fuera del acceso de los usuarios, qué se borra y qué permanece. Lo que prima es resolver los problemas de espacio y no los documentales.Papelera de reciclaje

Para que esto no ocurra es necesario tener en cuenta tres cosas:

  1.  Identificar la documentación de archivo de la que no lo es y clasificarla por separado
  2. Definir los plazos de vida de los documentos tanto los de  archivo como los que no lo son
  3. Programar anualmente las transferencias de los documentos del archivo de gestión al archivo intermedio y al histórico.

Actualmente con las herramientas que disponemos podemos automatizar estos procesos con una pequeña inversión, eso sí, previamente es necesario realizar un profundo análisis y crear los procedimientos que definirán la estrategia, nunca al revés.

Vale

 

 

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