La información es la herramienta más valiosa en nuestra vida laboral. ¿Podríamos trabajar sin ella? Es evidente que no. Pero si es tan necesaria y gran parte se encuentra en los documentos que producimos y recibimos ¿porque con frecuencia, está mal gestionada y atomizada en personas y departamentos que deciden su organización y acceso siguiendo criterios personales?

Pues porque como en el Señor de los Anillos de  J.R.R Tolkien  para muchos  es  “mi tesooooooro” y cada cual la guarda celosamente, llegando a luchar a brazo partido para ocultar datos y documentos con el fin de obtener poder o asegurarse el puesto. Esta actitud anticuada con tintes “épicos”, todavía forma parte nuestra cultura de trabajo. En las organizaciones quedan resabios de tiempos pasados y no es extraño encontrar resistencias numantinas al intercambio y a la compartición de información. Craso error, más cuando la colaboración es la palabra clave de nuestro mundo digital y donde el verdadero problema al que nos enfrentamos es procesar los ingentes volúmenes de datos (Big Data) que aumentan exponencialmente cada año.

¿Por qué no se erradican estas malas prácticas?

La mayoría de las veces por falta de reflexión y visión, otras porque el día a día impide tomar decisiones con perspectiva, pero sobre todo porque la gestión de la información no está asumida como una función crítica de la empresa. Los planes de empresa no la incluyen  como un elemento estratégico/productivo, pero si hacen grandes inversiones en recursos tecnológicos como si fuera una panacea. La tecnología pura y dura hace tiempo que da señales de agotamiento. Está comprobado que las aplicaciones informáticas por si mismas no resuelven los problemas endémicos de los archivos de empresa ni la gestión documental, ni la del conocimiento.

¿Tiene solución?

Por supuesto, con una  planificación profesional y a medida de las necesidades corporativas, con  las herramientas adecuadas (después, no antes) y aplicando normativa internacional ad hoc, con una  política correcta de acceso a los documentos, diseñando entornos colaborativos y por último permitiendo que la comunicación fluya entre departamentos para hacer más rentable y productiva la empresa.

¿Cómo hacerlo?

En primer lugar auditando nuestro sistema para detectar si hay:

  • Consumo elevado de tiempo en la búsqueda de información
  • Los empleados son los propietarios de los documentos
  • La documentación se almacena en compartimentos estancos
  • Duplicidades en el trabajo y en la documentación
  • Aumento exponencial de los costes
  • Freno en la gestión de la empresa
  • Información poco fiable
  • Medidas de seguridad correctas
  • Control de riesgos
  • Inseguridad en nuestro equipo

Una vez hecho este breve test si hemos contestado afirmativamente a más de dos puntos, probablemente tenemos problemas en la gestión de nuestra información y es el momento de diseñar  profesionalmente un proyecto que incluya un plan de mejora continua que garantice la buena gestión de nuestro archivo y todos los activos de información necesarios para el rendimiento óptimo de la empresa.

La pregunta final es ¿Quién le pone el cascabel al gato?

Hasta hace no mucho esa era la cuestión, solo eran conscientes del valor de la información y su necesaria organización  la Administración pública y organizaciones grandes o muy innovadoras.

Sin embargo después de años de borrachera tecnológica cada vez más empresas, antes de embarcarse en nuevos proyectos, planifican con equipos multidisciplinares integrados por técnicos, profesionales de la información y directivos, la gestión de su información.  Se percibe cada vez más un cambio de mentalidad y una nueva forma de afrontar la organización documental en el entorno empresarial, propiciada tanto por malas experiencias y decepciones con la tecnología como por una crisis económica profunda que nos obliga a todos  a afrontar la explotación de los recursos internos de una forma más eficaz (y eficiente) para sobrevivir a un cambio de época que no tiene marcha atrás.

Vale

Edición sostenible pensada para leer en pantalla. Si lo imprimes, hazlo a doble cara.

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2 comentarios on MI TESORO

  1. Angeles Rodriguez Barrios dice:

    Hola Nuria:
    tienes toda la razón. Yo he trabajado como archivera y gestora documental no hace mucho tiempo y aunque no hacía más que decir que no se debía duplicar el trabajo con la duplicidad de documentación que suponía, fue muy complicado hacerles entrar en razón, entre otras cosas. Creo que a la mayoría de los directivos de las empresas todavía les cuesta asumir la importancia que tiene la gestión documental para el buen funcionamiento de la empresa. Espero que entre todos, vayamos cambiando esa mentalidad.

    • nuria dice:

      Buenos días Ángeles, gracias por tu comentario. Es cierto, los profesionales de la información tenemos poca presencia en la empresas y todavía hay resistencia a cambiar las formas de trabajo, pero de unos años a esta parte van siendo conscientes que necesitan un correcta organización documental para sobrevivir y que no se consigue solo con tecnología. Se percibe una tendencia (lenta pero constante) de demanda de nuestro trabajo y eso es positivo para todos. Esperemos que no se detenga y siga avanzando.
      Saludos :)

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