Cuando realizamos un proyecto de gestión documental hay que tener en cuenta los posibles riesgos. La capacidad de sortear problemas y resolverlos es una de las habilidades que más se valoran en los profesionales. No es tarea fácil, pero las dificultades técnicas pueden subsanarse con éxito. Las que entrañan más complejidad son las que provienen de lo que Graham Greene llamó acertadamente: “el factor humano” que, como es sabido, es el más impredecible de todos.

Para que un proyecto llegue a buen puerto hace falta un claro liderazgo por parte de la Dirección y de la cadena de mandos, su apoyo es indispensable para conseguir el compromiso y la implicación de todo el personal.

El soporte del equipo directivo será efectivo siempre y cuando tengan asumido que la documentación está indisolublemente unida a los procesos y a las actividades de la organización. Para ejecutivos confusos son de gran ayuda los White Papers que el Grupo de Difusión del CTN50/SC1-Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR ha puesto recientemente en la red: N822 ISO 15489 Declaración para directivos y ISO TC46 SC11N823 Breve declaración para directivos.

En segundo lugar, hay que tener en cuenta que organizar un archivo de gestión supone, para los profesionales de la información, una gran dependencia de todo el personal de la empresa, es por todos conocido que la fortaleza de una cadena es la del más débil de sus eslabones, así que cuando no es bien acogida la nueva forma de trabajo por un grupo, por pequeño que sea, el proyecto está en riesgo.

La gestión del cambio en los archivos supone modificar formas de trabajo y malas prácticas con largo arraigo. Para eliminarlas e implantar una nueva organización es necesaria la colaboración y la confianza de todo el equipo, ya que en este reside la clave del éxito.

Al planificar un archivo de gestión no podemos olvidar que tenemos por delante una labor didáctica, tan importante como la organizativa. Esta debe ser continuada hasta que los usuarios venzan sus reticencias, se adapten a la nueva forma de trabajo y se impliquen activamente.

Creatividad, imaginación y psicología van de la mano en estos proyectos, generalmente exigentes y complejos. El Archivo va indisolublemente unido a las personas que lo gestionan, lograr la confianza y el apoyo del grupo es un desafío que pone a prueba nuestra capacidad de adaptación y aprendizaje, cuando se consigue, los riesgos se minimizan y estamos más cerca del éxito. Cada cliente requiere una estrategia diferente, ese el reto.
Vale

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