Desde la noche de los tiempos, el almacenamiento de los documentos en formato papel ha sido una pesadilla para las organizaciones. A primera vista parece que los documentos en soporte digital han resuelto de un plumazo ese problema, en pequeños discos caben miles de documentos.

¿Se acabaron las dificultades? Desgraciadamente no, a los tradicionales problemas de los archivos, se han añadido otros y todo en menos de 15 años:

• La fragilidad del soporte digital
• La imposibilidad de lectura si no conservamos los dispositivos de reproducción
• Los duplicados
• Documentos con múltiples versiones
• Crecimiento desmedido

Si a todo esto incluimos la proliferación de herramientas que prometen resolverlo todo, nos encontramos, en más ocasiones de las deseables, que nuestros clientes se sienten perdidos y en el peor de los casos cautivos.

¿Cuál es la solución? Diseñar lo antes posible una estrategia y crear una cultura empresarial enfocada a la organización y preservación de la documentación/información. La clave es anticiparse al problema y planificar el almacenamiento y preservación de nuestros documentos de la mano de expertos en gestión documental .

Por el contrario, cuanto más tiempo dejemos pasar, se consolidarán las malas prácticas dando lugar a ineficiencia, pérdidas de tiempo en la búsqueda de documentos, y en más ocasiones de las deseadas, a la desaparición  de otros que por nuestra falta de planificación ya no serán recuperables.

Vale

Edición sostenible pensada para leer en pantalla. Si lo imprimes, hazlo a doble cara.

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