Hoy inicio una nueva sección de entrevistas a empresarios y profesionales del sector privado en las que darán sus opiniones y hablarán de sus experiencias en la Gestión de la Información como usuarios y clientes. Creo firmemente que es necesario conocer otros enfoques para enriquecer el debate documental de forma que contribuya a la mejora de nuestros proyectos.
Esta sección la inaugura Ángel Asenjo , un icono de la arquitectura en Andalucía, que tiene en su haber obras emblemáticas en Málaga como el Palacio de Ferias, el planeamiento del barrio de Teatinos, la ampliación de la Universidad y numerosos edificios residenciales. Actualmente, a pesar del estancamiento económico, su Estudio sigue haciendo proyectos de envergadura como la Ciudad Universitaria de Nigeria, un macro proyecto con más de 90 edificios en el corazón de África.
He querido comenzar con un archivo de un estudio de arquitectura porque son más complejos de organizar y mantener de lo que parece en principio, comenzando porque la mayoría de la documentación que generan es de custodia permanente. Por lo tanto el archivo intermedio e histórico es muy relevante y obliga a tenerlo accesible y organizado para su continua consulta.
El cuadro de clasificación cambia continuamente, ya que la administración exige mucha documentación a lo largo de los proyectos, especialmente los anexos, que hay clasificar concienzudamente para su control y posterior localización.
La organización rigurosa de las consultas internas es clave para que no se pierda ningún documento, ya que los expedientes de los proyectos son muy voluminosos, y cuando se consultan se extraen planos y fragmentos de las memorias que ponen en peligro la integridad documental.
Por último se generan muchos duplicados, por lo tanto los cuadros de valoración son fundamentales para sistematizar la eliminación de todo aquello que ya no sirve y que por una parte ocupa espacio y por otra dificulta las tareas de búsqueda.
Consciente de estos problemas A. Asenjo desde finales de los años 90 mantiene una rigurosa política de gestión documental y del conocimiento, los resultados nos los cuenta él mismo:
Ángel Asenjo. Arquitecto
¿Porqué se decidió a gestionar profesionalmente su archivo?
Las razones son evidentes pues desde el momento en que un despacho, en este caso un Estudio de Arquitectura, produce un volumen de documentación importante, es necesario sistematizar el archivo de la documentación, lo que requiere de una operativa que necesariamente ha de aportarla un profesional.
¿Qué sistema de archivo seguía hasta ese momento?
El sistema de archivo de un Estudio de Arquitectura con poca producción de documentación es elemental, pues archivando la documentación conforme a los expedientes que va generando la actividad del estudio todo puede ser localizado, pero el problema se presenta cuando crece el trabajo y consiguientemente los expedientes, entonces archivar se vuelve complejo y hay que actuar de forma más sitemática conforme a una metodología profesional.
¿Qué ventajas ha encontrado al gestionar correctamente la documentación?
La gestión del archivo se traduce en un primer efecto inmediato que es el ahorro de tiempo en cada consulta a la documentación, bien sea para uso interno, o bien sea para atender a los clientes. Un segundo efecto que también se produce, y que es indirecto, es un mejor funcionamiento del equipo de trabajo y, en consecuencia, en una mayor producción y también, y esto es importante, en una mejor imagen empresarial frente a terceros.
¿Ha mejorado la eficacia y la eficiencia en su estudio? ¿Cómo?
Por las razones antes indicadas un archivo bien gestionado mejora la eficacia en el trabajo y la eficiencia de un Estudio de Arquitectura tanto desde el punto de vista de la productividad como desde el punto de vista de la imagen frenta a los clientes, lo que son aspectos determinantes de la imagen empresarial.
En términos de rentabilidad ¿Cuál ha sido el retorno de su inversión?
No tengo cuantificado el retorno de la inversión realizada al mejorar la gestión de los archivos, pero el retorno es indudable, y se amortiza con creces por las razones anteriormente indicadas.
Infografía entrevista Ángel Asenjo
En una escala del 1 al 5 ¿en qué lugar situaría la gestión de la información dentro de su empresa?
No puedo determinarte exactamente la escala numérica que me planteas, pero es indudable que la gestión de la información debe de poseer una posición prioritaria en el organigrama empresarial, pues es tan importante como la organización de la producción o cualquier otro aspecto planificatorio de las actividades del Estudio de Arquitectura.
¿Qué estrategia de gestión de la información aconsejaría a un profesional que empieza a ejercer?
Cuando la documentación generada es reducida ya es importante la gestión del archivo. Esta debe ser meticulosamente organizada desde el principio, pues antes de que te des cuenta te encontrarás con un volumen de información que estarás obligado a gestionar y si no lo haces tendrás un embrollo empresarial del que no es fácil salir. Desde el principio de la actividad profesional hay que darle una gran importancia a la actividad de gestión de la información en todo Estudio de Arquitectura.
Vale
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